Как составить уведомление об увольнении работника? особенности расторжения трудового договора

По результатам испытания

Иногда в трудовое соглашение включается пункт об испытании (ст. 70 Кодекса). Это говорит о том, что в течение утвержденного соглашением срока работник выполняет возложенные на него обязанности, а начальник контролирует его работу и по окончании испытательного срока принимает решение по поводу дальнейшей трудовой деятельности служащего на данном месте.

Имейте в виду! Испытательный срок не устанавливается для некоторых категорий граждан, перечисленных в ч. 4 ст. 70 Кодекса.

Например, беременным женщинам пункт об испытании в договор не вносится. Если работник не справляется с трудовыми обязанностями, испытания он не прошел, поэтому за 3 дня до увольнения руководство сообщает о принятом решении (ч. 1 ст. 71 Кодекса).

Хотя согласно той же статье трудового законодательства, работник имеет право обжаловать в суде решение начальства. Отсутствие в указанные сроки уведомления об увольнении – повод для обращения в суд. Не исключено, что сотрудника восстановят на рабочем месте.

Если работодатель нарушит прядок оповещения работника, принятого на испытательный срок, о его увольнении, работодатель может понести административную ответственность согласно ст. 5.27 КоАП РФ.

Напоминаем, что уведомление должно быть оформлено в письменном виде (ст. 71 Кодекса).

Особенности расторжения

Если после истечения срока действия срочного договора не оформляется заявление о прекращении трудовых взаимоотношений, контракт автоматически попадает в разряд бессрочных. Перечень ситуаций, когда допустимо использование вида сделки, отражён в параграфе 59 ТК РФ. Чтобы определить, когда произойдёт истечение срока действия договора, необходимо обратиться к положениям параграфа 14 и 79 вышеуказанного нормативно-правового акта. В них говорится, что вышеуказанная особенность может быть зафиксирована в документах одним из нескольких способов.

Обычно применяются следующие из них:

• фиксируется прекращение взаимоотношений между работником и работодателем;
• фиксируются определённые виды услуг, после оказания которых взаимодействие с сотрудником завершается;
• фиксируется череда событий, которая становится поводом для прекращения взаимодействия с гражданином.

Разбираясь, за сколько дней необходимо предоставить уведомление сотруднику, представитель организации должен руководствоваться нормами действующего законодательства. В Трудовом кодексе говорится о необходимости донести работнику информацию об истечении срока действия соглашения.

Данные должны быть предоставлены строго в письменной форме. Уведомление об истечении необходимо направить минимум за 3 дня до окончания срока действия контракта. Предоставляется оно лично в руки сотруднику. Подтверждением в получении уведомления выступает проставленная личная подпись на документе.

Уведомить сотрудников может работник отдела кадров или руководитель организации. Вне зависимости от того, кто осуществляет процесс, форма предоставления уведомления об истечении контракта стандартная. Процедура оформления бумаги в действующем законодательстве не отражена. Уведомление признается действительным, если в нём содержится обязательная информация об истечении договора. Так, предстоит отразить данные о дате прекращения сотрудником трудовой функции, а также о решении завершить сотрудничество.

Сроки уведомления при разных основаниях для увольнения

С целью установления справедливых условий для всех участников трудовых правоотношений, законодательством были строго ограничены временные рамки исполнения различных обязательств сторонами по отношению друг к другу. Работодателю нужно учитывать следующие сроки при отправке оповещения работающему лицу:

• 3 дня – окончание действия срочного контракта или неудовлетворительное прохождение испытания;
• 30 суток – получение сведений о банкротстве предприятия;
• 90 дней – сокращение штата, ликвидация предприятия или реорганизация производства.

Администрация фирмы должна дополнительно сообщить о предстоящем расторжении договора профсоюзному органу. При этом будут считаться следующие сроки:

1. 60 дней – сокращение штата;
2. 3 месяца – массовое увольнение.

Со своей стороны трудящийся гражданин также должен подготовить письмо к руководству с выражением личного желания на прекращение рабочей деятельности

Лицу нужно принимать во внимание следующие временные ограничения:

• 3 дня – во время испытательного срока или же лицом, работающим сезонно;
• 14 дней – прекращение контракта в одностороннем порядке по собственному желанию;
• 1 месяц – увольняемый сотрудник одновременно выступает учредителем.

Если в установленные сроки предупреждение об увольнении не дошло до адресата или же трудящийся не оставил свою подпись об ознакомлении с содержанием уведомления, то прекращение трудовой деятельности может быть оспорено в трудовой комиссии или в суде.

Подготовка уведомления в случае непрохождения сотрудником испытательного срока

С точки зрения действующих трудовых норм, испытательный срок представляет собой особый период проверки, который может быть установлен работодателем самостоятельно. За это время руководитель может «присмотреться» к сотруднику, сделать некоторые выводы относительно имеющихся у него профессиональных навыков, особых черт характера и т.д. После окончания периода испытания дальнейшее развитие событий может выглядеть следующим образом:

1. Сотрудник продолжает свою трудовую деятельность в организации в качестве постоянного работника.
2. Работодатель делает выводы о том, что служащий не сможет справляться с возложенными на него профессиональными обязательствами.

В случае второго варианта работодателем будет принято одностороннее решение относительно увольнения сотрудника по причине непрохождения им испытательного срока. В подобной ситуации в прямые обязанности руководителя организации также будет входить подготовка предварительного уведомления о факте увольнения подчиненного. По общим правилам, такое уведомление должно быть передано на руки служащему за три дня до непосредственного момента его ухода из организации.

Трудовая иностранного гражданина: отправлять по почте или нет

Утвержденные законодательством правила выдачи трудовой книжки при увольнении требуют в последний рабочий день отдать сотруднику книжку под подпись. Если человек не пришел за документом сам, работодатель готовит уведомление о необходимости его получить и одновременно предлагает направить его по почте. С согласия владельца бумаги отправляются ценным письмом. Но если работник живет за пределами страны, надо ли ему отправлять их почтой?

В Министерстве труда и социальной защиты РФ считают, что делать это не только не надо, но и запрещено законом. В письме от 17.09.2019 № 19-1/ООГ-210 чиновники напомнили, что сейчас действует порядок вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу, который утвержден Законом СССР от 24.06.1991 № 2261-1. Из него следует, что ни трудовые книжки, ни военные билеты, ни удостоверения личности отправлять за границу нельзя. В таком случае работодатель вправе отказаться пересылать бумаги о стаже уволившемуся иностранному работнику, но должен хранить их «до востребования».

Как уведомление вручается

По закону работник, которого планируют уволить, предупреждается об этом заранее.

Работодатель составляет письменное извещение и вручает его лично сотруднику в руки. Обязательное условие – наличие подписи работника о получении уведомления. Если увольняемого человека нет на рабочем месте, он извещается иными способами.

Когда начальник в силу сложившейся ситуации не может передать предупреждение, или сотрудник не желает его подписывать, можно сделать следующее:

• направить уведомление заказным письмом по домашнему адресу работника;
• оформить акт об отказе человека подписывать извещение об увольнении. Бумага составляется в присутствии свидетелей.

И в первом, и во втором случае письменные предупреждения регистрируются в журнале регистрации подобной документации.

Посмотрите видео. Увольнение работника по инициативе работодателя: 

Как правильно заполнить

Трудовой кодекс не предполагает унифицированного образца извещения, поэтому каждое предприятие вправе подготовить его в свободной форме. Можно использовать установленный политикой компании шаблон, а бланк уведомления об увольнении легко скачать в интернете или самостоятельно подготовить документ по образцу.

Данные, которые обязательно включают в извещение:

• дата и город составления бумаги;
• название компании;
• персональные данные сотрудника: наименование должности, полное имя;
• причина прекращения сотрудничества;
• дата увольнения.

Остальная информация, которая может входить в уведомление, зависит от индивидуальных обстоятельств, служащих поводом для увольнения. Формат и внешний вид документа регламентируются политикой компании и не влияют на правовую точность извещения.

Бланк уведомления об увольнении можно заполнять от руки или готовить в печатном виде, на листе с фирменной шапкой или без нее — это не имеет правового значения

Важно, чтобы извещение было подготовлено в двух полностью идентичных экземплярах, один из которых остается у работодателя, а второй — у сотрудника. Оба документа заверяются подписью руководителя и работника, печать предприятия необязательна

Уведомление работника: когда нужно и в какие сроки?

Уведомление – это официальный документ, где даётся адресованная работнику информация.

Такой документ составляется при любом увольнении. Но если инициатором выступает работник, то в этом случае он обязан за 14 дней до увольнения составить заявление об уходе, которым он уведомляет работодателя о том, что намерен покинуть свое место.

А вот уведомления работника требуется для его информирования по факту действий, исполняемых работодателем. В число таковых входят те действия, которые касаются имущественных интересов работника. Сокращение затрагивает его интересы в первую очередь.

Предупреждение об увольнении по инициативе работодателя обязательно, если:

1. ликвидация компании или ИП;
2. сотрудник не прошёл испытательный срок (о нюансах увольнения работника, находящегося на испытательном сроке, мы рассказывали в этом материале);
3. сокращается штат;
4. сокращается численность работников;
5. истекает срок срочного трудового договора.

Предупреждение не обязательно в случаях, когда работник:

• не прошел аттестацию;
• неоднократно нарушал дисциплину;
• грубо нарушил трудовую дисциплину или требования по безопасности труда (об особенностях увольнения сотрудника по причине дисциплинарных проступков читайте здесь);
• совершил хищение;
• совершил деяния, повлекшие утрату доверия;
• принял необоснованное решение, повлекшее ущерб (для руководителей);
• при трудоустройстве представил фиктивные документы.

Если поменялся учредитель работодателя (ст. 75 ТК РФ), то для руководителя, его заместителя и главбуха может следовать увольнение без предупреждения. Также уведомление не требуется для заместителей, при выходе основного работника (п.1 ст. 79 ТК РФ).

Сроки предупреждения опираются на нормы статей , , 79, и 296 ТК РФ. Для разных ситуаций они будут следующими:

1. За три дня предупреждаются: лица, не прошедшие испытательный срок, трудоустроенные по срочному договору.
2. За неделю предупреждаются сезонные рабочие.
3. За месяц – при банкротстве компании или ИП.
4. За два месяца – работники по сокращению штата или численности, при ликвидации компании или ИП.

Соблюдение указанных сроков обязательно. При их нарушении увольнение может быть оспорено в судебном порядке.

Иные специфические положения о сроках и формах предупреждения могут содержаться:

• в локальных актах компании;
• в коллективных и индивидуальных трудовых договорах.

Если указанные нормы и их нюансы не противоречат трудовому законодательству, не нарушают прав работников, то требуется соблюдать их положения.

Проблемы увольнения сотрудников

Главным вопросом при сокращении работника является последовательность действий и правильное составление необходимых документальных актов.

Так как по решению суда из-за не правильного увольнения работодателю придется восстановить на прежнюю должность уволенного сотрудника.

При сокращении труженика существуют следующие проблемы:

1. Расторжение договора по причине не выполнения работником своих должностных обязанностей. В данном случае судебные учреждения не всегда рассматривают причину увольнения. Поэтому, если работник будет настаивать на незаконном его сокращении, то есть в интересах производства. То суд будет вправе провести личное расследование причины расторжения договора. В связи с этим руководитель должен как можно четче и подробнее расписать причины, по которым увольняется трудящийся;

2. Сокращение трудящихся из защищенной группы. Профессии такой категории не подлежат увольнению по инициативе главы фирмы даже при уменьшении численности на предприятии. Поэтому суд, основываясь на статье 261 «Трудового Законодательства» обязательно восстановит сокращенного работника. К таким категориям относятся:

• женщины в положении;
• матеря воспитывающие детей до трех лет;
• матеря одиночки или другие лица, на содержании которых находятся дети до четырнадцати лет, или дети инвалиды до восемнадцати лет;
• один родитель воспитывает ребенка до трех лет, или ребенка с ограниченными возможностями по достижению им совершеннолетнего возраста;
• родители, имеющие на воспитании трех и более детей возрастом до четырнадцати лет.

1. Увольнение касается высококвалифицированного работника. Статья 179 «Трудового Кодекса» предусматривает преимущества перед сокращением трудящимися с высокой производительностью и профессионализмом. Таким образом, работодатель должен создать специальную комиссию по сокращению штата, а также доказать не востребованность рассматриваемой должности или же определенного сотрудника на предприятии;
2. Сотрудники, не своевременно получившие или вообще не получившие уведомление о прекращении трудового договора. Поэтому глава предприятия должен четко руководствоваться статьей 180 «Трудового законодательства». В противном случае ему придется принять обратно уволенного работника, и выплатить предусмотренную денежную компенсацию;
3. Сотруднику не предложили иные вакансии. в связи с этим судебные организации, руководствуясь статье 81 «Трудового кодекса» вправе проверить штатное расписание подразделения, для выяснения все ли имеющиеся вакансии были предложены уволенному лицу;
4. Оплошности при формировании документов о сокращении. Здесь главное соблюдать предусмотренный порядок и наличие грамотно оформленных приказов и других документальных актов.

Таким образом, работодатель, выполняющий все требования действующего законодательства убережет себя от неприятного общения с работниками суда, а также предупредит себя от лишних затрат в виде выплат компенсаций.

Когда требуется уведомление

Предложение об увольнении согласно трудовому законодательству может исходить и от сотрудника, и от работодателя. Иногда вопрос о расторжении трудового соглашения – взаимное решение сторон договора.

Если инициатором увольнения сотрудника является работодатель, он должен руководствоваться положениями ч. 1 ст. 81 Кодекса, где приведен перечень оснований для увольнения наемных сотрудников.

Наниматель не имеет права оставлять человека в неведении о скором увольнении. В случае нарушения требований об уведомлении приказ о расторжении договора могут признать недействительным (если нарушение обнаружится при проверке фирмы, или когда работник подаст заявление в суд, государственную инспекцию труда или в прокуратуру).

Именно поэтому руководство должно хорошо знать основания, по которым человека можно уволить, и в каком случае заблаговременное извещение об увольнении обязательно.

Учтите! Работник фирмы уведомляется о предстоящем увольнении, если:

• происходит ликвидация фирмы (она полностью закрывается, или индивидуальный предприниматель прекращает свою деятельность);
• работник не прошел испытательный срок;
• происходит сокращение штата или количества работников;
• заканчивается срок действия срочного договора.

Заранее сообщать об увольнении не нужно в таких случаях:

• результаты аттестации показали, что сотрудник не соответствует занимаемой должности;
• произошли изменения в правах собственности на имущество организации-работодателя. Соответственно, новый владелец принял решение об увольнении директора, его «зама» и главного бухгалтера;
• постоянные нарушения трудовой дисциплины и условий договора (уже имеется незакрытое дисциплинарное взыскание);
• грубое нарушение трудовых обязанностей: прогулы, нахождение на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения или под действием наркотиков, разглашение коммерческой или гос. тайны, серьезные нарушения требований охраны труда, что привело к несчастному случаю, производственной аварии или катастрофе, хищения на рабочем месте;
• работник, в распоряжении которого находятся различные ценности, совершил виновные действия, в результате чего утратил доверие руководства;
• при наличии неурегулированного конфликта интересов;
• трудящийся, который занимается педагогической или воспитательской деятельностью, допустил безнравственный поступок, что не позволяет ему продолжить трудовую деятельность;
• решение, принятое начальником, его заместителем или главным бухгалтером, нанесло урон собственнику имущества организации-работодателя;
• руководитель фирмы или его заместитель допустили грубое нарушение трудовых обязанностей;
• оформляясь на работу, человек представил фальшивые документы.

Внимание!

Уведомление руководителя об увольнении

Увольнение руководителя организации всегда будет представлять собой серьезную процедуру, к которой ответственному лицу необходимо отнестись с максимальной внимательностью. Если речь идет о самом распространенном современном типе компаний, а именно ООО – следует отметить, что там назначение директора на должность, а также освобождение от нее осуществляется на основании решения акционеров.

Ранее заключенный с руководителем трудовой договор может быть расторгнут по различным основаниям, например: смена собственника организации, принятие руководителем необдуманного решения, результат которого имел негативное влияние на бюджет компании и т.д. Полный перечень оснований для увольнения руководителя в одностороннем порядке был установлен положениями действующего трудового законодательства.

Так как руководитель относится к особой категории сотрудников, в его отношении будут действовать несколько иные правила относительно процедуры увольнения. В частности, сам директор организации предварительно должен быть предупрежден о том, что в скором времени он будет уволен. Для этого ответственными лицам может быть подготовлено специальное уведомление. Бланк такого документа, как правило, составляется на общем собрании членов общества.

После подготовки составленное уведомление вручается руководителю организации для изучения и подписания документа. Если у директора компании не имеется никаких возражений относительно полученных новостей – он просто подписывает документ, проставляя рядом с подписью текущую дату.

Если же директор компании считает, что его увольняют абсолютно незаконно, у него будет иметься полноценное право на оспаривание такого решения уполномоченных лиц. Для этого он сможет обратиться в такую инстанцию, как, например, Трудовая инспекция или суд. Предварительно для этой инстанции заинтересованным лицом должны быть подготовлены все необходимые подтверждающие документы.

В каких случаях работника надо уведомлять об увольнении

Прямое требование уведомить работника о предстоящем увольнении Трудовой кодекс (ТК) РФ содержит применительно к ряду причин для расставания. В их число входят:

• ликвидация компании;
• сокращение штатов;
• не прохождение испытательного срока;
• истечение срока трудового договора.

На практике уведомления вне зависимости от причины увольнения направляются дистанционным работникам, поскольку с ними зачастую нет другой возможности для общения.

Могут направляться уведомления и работникам, увольняемым за прогул. Ведь если человек долго не появляется на работе и не выходит на связь, работодатель должен до принятия решения попытаться связаться с ним сам и быть готовым при необходимости подтвердить это в суде. В такой ситуации логично после нескольких попыток связаться с работником сообщить ему письменно, что он уволен за то, что на работе так и не появился и знать о себе не давал.

В остальных случаях увольнения за дисциплинарные проступки в качестве основания для издания соответствующего приказа используются другие документы: акты служебного расследования, служебные и докладные записки, акты медицинского освидетельствования, если причиной для увольнения становится появление на работе под мухой или организация пьянки на рабочем месте и т. п.

Образец письма сотруднику, не появляющемуся на работе, в рамках процедуры увольнения за прогул

Причины для требования о расторжении

В тексте договора, как правило, обязательно предусматриваются случаи, дающие право требовать одностороннего расторжения договорных обязательств. К ним относятся:

• существенные нарушения – такие изменения обстоятельств, в результате которых нарушаются имущественные права одной из сторон, что не могло быть предусмотрено в момент подписания договора;
• другие предусмотренные договором условия – вносятся в текст по согласованию со сторонами в момент его составления.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Существенные нарушения договора не следует путать с форс-мажорными обстоятельствами, не зависящими от воли сторон и являющими собой непреодолимую силу. В этом случае стороны не несут ответственности за невыполнение своих обязательств

Правовые аспекты

Для разрыва взаимоотношений в связи с истечением срока предварительно заключённого договора срочной формы недостаточно с точки зрения трудового законодательства. Статья 58 ТК РФ наоборот свидетельствует о том, что в случае «забывчивости» сторон – участников, соглашение автоматически переходит в статус бессрочных со всеми вытекающими обстоятельствами.

В соответствии со статьёй 79 ТК РФ работодатель акт волеизъявления о прекращении обязан конкретизировать выполнением двух обязательных условий:

• вручить лично или направить по почте ценным письмом сотруднику с описью вложения уведомление о расторжении срочного трудового договора;
• срок вручения не может быть меньше трёх календарных дней до завершения действия соглашения за исключением прекращения отношений в связи с выходом основного сотрудника, место которого увольняемый работник занимал временно.

Если дату окончания действия невозможно установить в календарном порядке, то срок привязывается к наступающему событию, о чём указывается в соглашении при заключении, дублируется в приказе об увольнении и уведомлении о прекращении трудового договора.

Событиями, подводящими итог временной деятельности сотрудника, могут стать:

• выход на работу отсутствующего работника;
• завершение выполнения определённого вида работ;
• календарное окончание сезона.

Исключение составляют беременные женщины, уволить которых без согласия невозможно, а при наличии заявления работодатель обязан продлить срок действия договора до наступления отпуска по беременности и родам. При желании увольняющегося воспользоваться отпускным правом перед увольнением, период, предоставленный для отдыха, может частично или полностью перекрывать срок действия договора. Последним рабочим днём в этом случае считаются завершающий день отпуска.

Досрочное прекращение исполнения обязанностей может осуществляться только по соглашению либо по инициативе любой из сторон. При этом у работодателя должны иметься веские основания и надлежащее документальное оформление.

Если в судебном порядке увольнение признано незаконным, то работодатель обязан выплатить компенсацию за вынужденный прогул и суд имеет право восстановить незаконно уволенного гражданина в должности. Вручённое в установленном порядке уведомление о непродлении контракта – веский аргумент в пользу работодателя.

Срок подачи предупреждения

Каждый раз при увольнении для разных групп сотрудников существует разный срок для подачи уведомления о прекращении трудового договора.

Если работодатель этот срок не соблюдает, значит, он нарушает права сотрудника, который имеет право пожаловаться на работодателя в профсоюз.

Установлены следующие сроки предупреждения:

• Если результат испытательного срока не удовлетворительный, или работник трудится по срочному контракту, то работодателю для подачи уведомления срок указан за 3 дня до увольнения.
• Для любого вида совместителей — за 14 дней.
• За два месяца — при сокращении штата или при ликвидации предприятия.

Если уведомление подано по всем правилам, и сроки не нарушены, то в таком случае работник  подписывает документ и после этого ждет приказа об увольнении.

Работодатель имеет право не только лично вручить предупреждение, но и отправить его по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Если работник по любой причине не получил документ, то он имеет право оспорить свое увольнение в судебном порядке.

Бывают случаи, когда работники, подлежащие увольнению, отказываются подписывать  уведомление. В таком случае работодатель обязан составить специальный акт, в котором будет указан факт отказа, а также стоять роспись свидетелей.

В случае судебного процесса по неправомерному  прекращение трудовых отношений, такой акт будет служить доказательством, что работодатель выполнил все условия.

Оформление при расторжении трудового договора с работником по инициативе работодателя

Бланк уведомления не является документом  унифицированного образца и заполняется в свободной форме. Заполнить его можно как от руки, так и при помощи ПК.

В бланке должна содержаться следующая информация:

• Название организации.
• Кому пишется предупреждение.
• Персональные данные работника, реквизиты его трудового договора.
• Дата написания документа.
• Основание для расторжения трудового договора.
• Предложение другой вакансии, если это необходимо (например, при сокращении штата).
• Дата, когда будет расторгнут договор.

Вся остальная информация в документе напрямую зависит от причины увольнения. Например, если сотрудника увольняют в связи с сокращением штата, то ему понадобится предложить другое место работы, а потому в уведомлении придется указать должность и оклад.

Также нужно пометить, что в случае отказа от данной должности с работником будет, расторгнут договор.

Согласно законодательству в этот же день работник и получает расчет со всеми полагающимися выплатами.

Для совместителей часто указывается причиной тот факт, что на работу на данную должность принимают сотрудника, для которого данный вид деятельности может быть основным.

При увольнении алиментщика необходимо прислать уведомление не только работнику, но и в службу судебных приставов.

В таком случае предупреждение содержит такие данные:

• Название организации работодателя.
• Судебному приставу с указанием его ФИО.
• Название документа.
• С какого числа и кто будет уволен.
• По какое число удержаны алименты.
• Произведен ли расчет с уволенным.
• Если есть, то информация о новом месте работы.
• Приложение с исполнительным листом.

На основании данных документов служба судебных приставов разыскивает алиментщика.

Кроме того, работодатель обязан предупредить государственные структуры об увольнении иностранного работника.

Этот бланк заполняется для УФМС и имеет установленный образец, который предоставят работодателю при обращении.

Этот документ необходим для контроля над  передвижением иностранных граждан и законном нахождении на территории РФ.

Кроме того, для подтверждения законности увольнения часто необходимо отослать один экземпляр в профсоюз. Это, в первую очередь, касается увольнения членов профсоюза.

Что делать, если работник отказывается подписывать уведомление об увольнении

Для вручения уведомления о предстоящем увольнении работника чаще всего приглашает к себе сотрудник, на которого в организации возложено ведение кадровой документации. Возможен и вариант, когда этот специалист сам приходит на рабочее место увольняемого, чтобы отдать ему документ.

Допускаются и другие сценарии: передать уведомление через секретаря, канцелярию, непосредственного руководителя или вызвать к первому лицу организации, которое вручит уведомление лично.

С дистанционными работниками всё зависит от того, где они живут. Если в том же городе, где находится офис работодателя или недалеко от него, например, живут в Подмосковье, а компания базируется в Москве, нет проблемы пригласить их в отдел кадров. При ином раскладе всё взаимодействие осуществляется по почте. При этом предварительное информирование работника может быть сделано по электронной почте, по телефону, через мессенджер. Но для лучшей доказуемости при проведении ключевых формальностей лучше пользоваться Почтой России.

На протяжении собственной карьеры мне не один раз приходилось получать судьбоносные кадровые документы, в том числе и касающиеся предстоящего увольнения. В крупных компаниях или небольших, но ведущих историю ещё с советских времён и верных заложенным в те годы традициям внутриведомственной бюрократии, для этого обычно приглашали в отдел кадров. В малом бизнесе, зародившемся уже в постсоветские времена, чаще всего ключевые кадровые вопросы решались в беседе с руководителем организации. А бухгалтерии или секретарю, на которых возлагалось делопроизводство, отводилась сугубо роль бумажного оформления принятых в кабинете шефа решений. В компании, где я работал в канун кризиса 2008 года, обязанности каждый день приходить в офис у меня не было. Но поскольку и я, и фирма находились в Москве, для решения ключевых вопросов нас приглашали в офис. Так было и при массовом сокращении штата: нас созвали на совещание, где сообщили новость, а после стали по одному приглашать в отдел кадров для подписания документов.

В случае отказа работника получить уведомление об этом составляется акт (скачать образец).

В акте надо отразить:

• дату, номер и наименование — акт;
• наименование работодателя;
• Ф. И. О., должность работника и структурное подразделение, за которым он числится;
• Ф. И. О. и должность лица, составившего акт;
• Ф. И. О. и должности свидетелей, в присутствии которых происходили отражаемые в акте события;
• дату, место и время события и его ключевые подробности — где, когда и кто пытался вручить увольняемому уведомление и чем это закончилось;
• подписи сотрудника, составившего акт, и свидетелей.

Свидетелей должно быть не менее двух. Акт надо зачитать работнику вслух в их присутствии. После этого увольняемый будет считаться ознакомленным с документом, невзирая на отсутствие подписи.

Образец акта об отказе работника получить уведомление об увольнении

Если увольняемый не появляется на работе или трудится дистанционно и игнорирует приглашения отдела кадров или не может туда явиться по уважительным причинам, работодатель направляет уведомление на его домашний адрес по почте. После этого обязанность по предупреждению о предстоящем увольнении будет считаться исполненной, даже если работник не придёт за ним на почту или адрес, которым располагает компания, окажется неактуальным.

Как правильно ознакомить с документом сотрудника?

ТК РФ требует ознакомить сотрудника с письменным уведомлением, но как получить подтверждение ознакомления? Есть несколько вариантов развития событий:

• Сотрудник поставил свою подпись на уведомлении. Это самый простой исход, который устроит всех – и работодателя, и работника, и суд в случае спорной ситуации.
• Сотрудник не поставил свою подпись и был составлен акт отказа под подписи. Он потребует подписей двух свидетелей, но суды не всегда принимают такие документы как истинные.

Уведомление было направлено сотруднику заказным письмом с уведомлением. В этом случае подпись сотрудника не требуется. Это оптимальный вариант для «сложных» сотрудников, однако нужно готовить его заранее.

Eсли заказное письмо будет не востребовано и вернётся как неполученное, суд расценит это как злоупотребление работника, а не нарушение со стороны фирмы.

Общие моменты для составления уведомлений о прекращении действий любых договоров: