Что должен сделать наниматель за 2 недели до начала отпуска? уведомление работнику: образец составления

Зачем нужно уведомление об отпуске

Труженик вправе воспользоваться разными видами отпускных периодов: ежегодным, который оплачивается, и дополнительным.

Другие виды предоставляются согласно законодательству или внутренней документации компании. Извещение об отдыхе содержит информацию, что приближается срок каникул, который уже оформлен в графике. Администрация обязана уведомить будущего отпускника не позднее 2 недель до начала.

Если труженик взял отгул, заболел, не прочел и не подписал документ, то его отсылают по адресу жительства заказным письмом с оповещением о получении. Датой информирования наемного работника об отдыхе станет день фактической передачи бланка.

Если бумагу не предоставили, то труженик может ходатайствовать о перенесении отпускного периода на приемлемый для него отрезок. Он должен оформить заявление с указанием нового времени и передать его руководству. На этом основании кадровик оформляет приказ о внесении поправок в расписание.

Если фирма не проинформирует служащего, то руководителя могут привлечь к административной ответственности при проведении проверки, которая подтвердит нарушение. Накладываются санкции согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ – руководящие лицо – от 1000 до 5000 рублей, на предприятие от 30 000 до 50 000 рублей.

Когда уведомление не требуется

Выделяется лишь 2 разновидности отпускного периода, о которых руководитель должен известить наемного работника на бумаге:

• Ежегодный оплачиваемый отпуск;
• Дополнительный.

Именно эти сроки отражаются в утвержденном графике отпусков. Если гражданин отправляет заявку на отдых без содержания, то он пишет заявление на имя работодателя. Тогда необязательно оповещать служащего.

Уведомление об отпуске не потребуется писать, если служащий просит сдвинуть сроки отдыха на месяц раньше или позже. Приказ о приближающемся периоде издается за 14 дней. Достаточно, чтобы в распоряжении были зафиксированы все сведения о непрерывном отсутствии. Труженик, оставляя подпись в бумаге, фиксирует факт прочтения ее и одновременно извещения.

Если приказ о дате начала непрерывного отсутствия составлен за 2 недели, то уведомление в другом формате писать не нужно. Аналогично оформляют отдых труженикам, которые устроены в организацию меньше года назад, следовательно, не обозначены в графике каникул. Тогда сотруднику потребуется составить заявление на отпуск, а наниматель на его основании оформляет приказ.

При утверждении отпуска наемного сотрудника, который работает по внутреннему или внешнему совместительству, отдых полагается во время планового отпуска по основному месту работы.

Зачем нужно уведомление об отпуске

Труженик вправе воспользоваться разными видами отпускных периодов: ежегодным, который оплачивается, и дополнительным.

Другие виды предоставляются согласно законодательству или внутренней документации компании. Извещение об отдыхе содержит информацию, что приближается срок каникул, который уже оформлен в графике. Администрация обязана уведомить будущего отпускника не позднее 2 недель до начала.

Если труженик взял отгул, заболел, не прочел и не подписал документ, то его отсылают по адресу жительства заказным письмом с оповещением о получении. Датой информирования наемного работника об отдыхе станет день фактической передачи бланка.

Если бумагу не предоставили, то труженик может ходатайствовать о перенесении отпускного периода на приемлемый для него отрезок. Он должен оформить заявление с указанием нового времени и передать его руководству. На этом основании кадровик оформляет приказ о внесении поправок в расписание.

Когда уведомление не требуется

Выделяется лишь 2 разновидности отпускного периода, о которых руководитель должен известить наемного работника на бумаге:

• Ежегодный оплачиваемый отпуск;
• Дополнительный.

Именно эти сроки отражаются в утвержденном графике отпусков. Если гражданин отправляет заявку на отдых без содержания, то он пишет заявление на имя работодателя. Тогда необязательно оповещать служащего.

Уведомление об отпуске не потребуется писать, если служащий просит сдвинуть сроки отдыха на месяц раньше или позже. Приказ о приближающемся периоде издается за 14 дней. Достаточно, чтобы в распоряжении были зафиксированы все сведения о непрерывном отсутствии. Труженик, оставляя подпись в бумаге, фиксирует факт прочтения ее и одновременно извещения.

Если приказ о дате начала непрерывного отсутствия составлен за 2 недели, то уведомление в другом формате писать не нужно. Аналогично оформляют отдых труженикам, которые устроены в организацию меньше года назад, следовательно, не обозначены в графике каникул. Тогда сотруднику потребуется составить заявление на отпуск, а наниматель на его основании оформляет приказ.

Нужно ли уведомление о начале отпуска?

Данное уведомление требуется в силу диспозиции статьи 119-ой Трудового кодекса. Наименование предстоящего отпуска для заполнения уведомления не имеет значения — оплачиваемый организацией, или самостоятельно. Более того, сотрудник не сможет законно отправиться на отдых, будучи не проинформированным об его начале. Поэтому, сразу после получения оформленного заявления, генеральный директор прослеживает о своевременном информировании работника о таких данных.

Императивная надобность такого документа — соблюдение интересов условного работника. Не получив такие данные, и отправившись в отпуск, он, по сути, поступит не законно. За нарушение, сотрудник может подвергнуться серьезным санкциям. Речь будет идти о фактически несогласованном прогуле. А это одно из оснований, описанных в 81 статье ТК РФ.

За какой срок работник должен получить уведомление о начале отпуска?

В статьей 124 ТК РФ указывается на две недели. Очередной ежегодный отпуск по факту может составлять любой срок, но об его начале работник предупреждается за указанный срок наперед. На практике допускается информировать о начале примерно за неделю, что не является каким-либо нарушением. Трудовые диспозиции в этом случае имеют рекомендательный характер, который можно соблюдать частично.

Некоторые организации вообще не ведут график, поэтому с предоставлением законного отдыха у них возникают проблемы. Работник должен закончить ранее начатые дела, и свободно отправиться отдыхать на положенное время. Именно для этого требуется информировать о начале отпускного периода.

Как изменить график отпусков Т-7

В подобных случаях график должен включать следующие моменты, связанные с изменением:

• графой 8 бланка Т-7 предусматривается причина для переноса дат отпускного периода — ссылка на приказ, изданный руководителем организации, требующий изменения дат отпускного периода. Образец приказа можно посмотреть ниже;
• графа 9 должна обозначать новые измененные сроки для отдыха подчиненного согласно приказу;
• графа 10 может содержать определенные примечания (к примеру, основание для перенесения отпускного периода и внесения изменений в график);
• графа 7 указывает сроки законного отдыха работника, который фактически использован.

Образец приказа о внесении изменений в график отпусков:

Скачать образец приказа.

Приведенная последовательность изменения названного графика подлежит применению при перенесении намеченного отдыха тех трудящихся, которые уже были указаны в этом документе (это подразумевает тот факт, что на момент его оформления они исполняли свои трудовые обязанности в конкретной организации). В случае, если сотрудник устроился на работу после того, как график отпусков утвержден на следующий год, то данные об отдыхе этого работника фиксируются следующими путями:

• оформлением соответствующего приложения к графику отпусков, который уже утвержден. Составляют его таким же образом и в той же форме, как основной документ. Входить в приложение должны только данные о периоде отдыха принятого работника. Так же как и сам график, оно подлежит утверждению руководителем;
• не внося корректировок в утвержденный график отпусков. В таком случае принятый сотрудник должен составить заявление в свободной форме, которое должно содержать сроки начала и окончания отпускного периода по его усмотрению и его длительность, а работодателем на его основании оформляется приказ о предоставлении отпуска указанному работнику.

Тот способ изменения существующего графика, который стороны посчитают оптимальным, рекомендуется указать в специальном внутреннем акте, предусмотренном в организации

Примеры внесения изменений в график

Образец заполнения графика, если переносится весь отпуск:

Образец измененного графика, если переносится часть отпуска при досрочном отзыве:

Образцы заявлений

В приведенных ситуациях для изменения и корректировки графика отпусков сотрудник должен написать соответствующее заявление, на основании которого оформляется приказ об изменении времени отдыха.

Образец заявление, если отпуск переносится по графику:

Образец заявления, если отпуск переносится в связи с больничным

Скачать образцы заявлений о переносе даты отпуска в графике.

После проставления положительной резолюции руководителя компании на этом заявлении в график вносятся изменения с указанием количества календарных дней и даты каждой части отпуска. Но если в трудовом договоре есть условие о том, что отпуск работника всегда делится на определенные части, то эти части сразу отражаются в графике при его составлении. Читайте: Сотрудник просит отпуск за свой счет. В каких случаях можно ему отказать Сотрудники опаздывают на работу, как наладить дисциплину, не прибегая к увольнениям Сотрудник не прошел испытательный срок. Какие документы помогут доказать законность его увольнения Оформление сотрудника на работу. Пошаговая инструкция Как оформить назначение генерального директора Отпуск по уходу за ребенком.

Список источников

• legionfg.ru
• kadrypro.ru
• zullus.ru
• www.glavbukh.ru
• obd2bluetooth.ru
• ecoafisha.ru
• 975-975.ru
• azbukaprav.com
• bouncekitchen.ru
• advokat343.ru

Как составить уведомление об отпуске в 2020 году?

Оповещение о скором оплачиваемом отпуске включено в список нормативно-правовых актов компании, которые применяются в ее каждодневном документообороте.

Сотрудники отдела кадров имеют полное право формировать оповещение по принятой внутри компании форме.

Структура и форма документа

Законодательством РФ не предусматривается единая форма оповещений о предстоящем отпуске по графику. Исходя из этого, каждая компания имеет полное юридическое право самостоятельно разработать персональную форму оповещений.

Структура уведомления о предстоящем отпуске заключается в следующем:

• информационный блок — включает в себя наименование компании и инициалы, как самого работодателя, так и сотрудника;
• основная часть;
• заключительная часть.

В содержании оповещения необходимо отталкиваться от действующего законодательства РФ.

Какие положения должны содержаться в тексте?

Чтобы обеспечить документу о предоставлении отпуска работнику юридическую силу, в нем обязательно должны содержаться такие сведения, как:

• реквизиты компании;
• исходящий номер и время регистрации оповещения об отпуске;
• имеющуюся должность, и полные инициалы наемного сотрудника, который вскоре уйдет в отпуск;
• все необходимые сведения относительно основания предоставления оплачиваемого отпуска. В частности следует делать акцент на Трудовой Кодекс РФ;
• подпись непосредственного работодателя.

Категорически запрещается допускать в документе какие-либо опечатки либо ошибки.

Кто подписывает?

Уведомление о начале отпуска подлежит подписанию непосредственным руководством компании и подлежит заверению должностными лицами из отдела кадровой службы.

Нужно ли подписывать сотрудникам?

Другие способы подтверждения получения оповещения не обладают юридической силой.

Сколько требуется экземпляров?

Оповещение о предстоящем отпуске формируется в нескольких экземплярах. Столько же и соответствующих приказов руководства.

Один из них остается в отделе кадров, а другой – у руководства компаний.

Можно оформить сразу на несколько работников?

Трудовым Кодексом РФ не запрещается оповещать о времени начала трудового отпуска нескольких сотрудников одновременно.

Важно помнить, что категорически не допускается в процессе составления оповещения делать различные помарки либо опечатки. Пример документа:

Пример документа:

Предупреждаем за 2 недели или в другой срок?

Многие спросят — за сколько дней пишется оповещение?

Период оповещения наемного штата сотрудников четко указан в действующем законодательстве РФ и составляет 14 календарных дней.

Если по каким-либо причинам, сотрудник не может быть ознакомлен о дате начала отпуска, ему он будет отправлен заказным письмом.

Причем важно помнить: датой ознакомления принимается в таком случае момент получения письма

Нужна ли регистрация в специальном журнале?

В каждой отдельно взятой компании должен вестись журнал учета оповещений, который предоставляется наемным рабочим с целью регистрации в нем различных уведомлений.

В частности, в нем могут содержаться такие сведения, как:

• о возможной реорганизации компании;
• о различных объяснениях;
• о возможном переводе сотрудника;
• о предстоящих изменениях в условиях трудовой деятельности;
• и о предстоящем оплачиваемом отпуске.

В определенных полях данного журнала должны быть занесены в полном объеме и в оговоренные законодательством временные периоды сведения относительно предоставленного оповещения о предстоящем оплачиваемом отпуске.

Регулярный учет в таком журнале способен гарантировать по мере необходимости мгновенный поиск относительно той или иной информации.

Как заполнять титульный лист?

Титульная страница должна включать в себя:

• полное наименование компании;
• наименование документа;
• дату начала и завершения ведения журнала регистрации.

На следующей странице должны быть отображены сведения относительно ответственных лиц за учет данного журнала.

Стоит отметить, что его форма разрабатывается самостоятельно каждой отдельно взятой компанией.

Нужно ли уведомлять работника о начале отдыха?

Сообщить сотрудникам о сроках предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска работодатель должен за 2 недели до начала отдыха. Такое требование прописано в ст.123 ТК РФ.

Способов информирования персонала может быть несколько:

• Подготовить отдельный бланк уведомления для каждого, где будут прописаны сроки предоставления ежегодного отдыха.
• Ознакомить персонал с графиком Т-7 под роспись, для этого может быть составлен ознакомительный отдельный лист или добавлена графа в табличную часть формы Т-7.
• Составить приказ на отпуск за 2 недели до его начала и ознакомить с ним трудящегося.

Как именно организация будет уведомлять персонал, решает работодатель сам. Главное – иметь на руках документ, подтверждающий факт ознакомления не позднее, чем за 2 недели.

Это может быть ознакомительный лист к графику, подписи сотрудников в самой форме Т-7 или бланк уведомления с подписью сотрудника.

Наиболее удобно составить график, утвердить его, после чего донести сразу до сведения каждого члена рабочего коллектива.

Можно составить отдельный лист, где будут собраны подписи всех ознакомленных работников.

Наличие подписей персонала в графике или ознакомительном листе будет подтверждать факт ознакомления с отпускным расписанием.

Если в организации имеется практика уведомлять с помощью уведомлений, то сделать это нужно также заранее – не позднее, чем за 14 дней до начала ежегодного отпуска.

Нарушение сроков информирования персонала об отпускных датах влечет за собой нарушение ТК РФ. За это работодатель может быть наказан штрафом.

Когда не нужно?

Работника не нужно информировать о дате начала отпуска за 2 недели в следующих случаях:

• отдых предоставляется в даты, отличные от указанных в графике (по заявлению);
• в организации нет графика, предоставляется отдых по согласованию сторон;
• работник недавно принят на работу и не включен в график Т-7.

Как оформить правильно?

Если компания решает сообщить каждому персонально о датах наступления его отдыха с помощью уведомлений, то нужно оформить два бланка.

Один отдать трудящемуся, второй оставить в организации после того, как работник поставить в нем свою подпись.

Уведомление с подписью работника будет подтверждать осведомленность об отпускных датах.

Бланк уведомления должен содержать:

• данные о работнике, для которого он предназначен;
• название документа;
• вежливое обращение к работнику (например, Уважаемый Иван Иванович!);
• причина обращения – необходимость информирования о дате начала оплачиваемого отпуска;
• конкретная дата начала и продолжительность;
• подпись руководителя и исполнителя;
• дата и место составления.

Сроки передачи уведомления сотруднику – не позднее, чем за 14 дней до начала отпуска.

Способы подачи – лично в руки, по почте. Электронная отправка – не самый лучший способ информирования, так как у работодателя не будет документального подтверждения факта уведомления.

Журнал учета

В каждой организации ведется журнал учета всех уведомлений, выданных сотрудникам, например, об изменении условий труда, о переводе на другую должность, о реорганизации, и в том числе, о предстоящем отпуске.

В соответствующую графу журнала в полном объеме заносятся все данные из оформленного уведомления о начале отпуска. Все данные в журнал необходимо вносить своевременно, это является гарантией быстрого поиска нужных документальных сведений.

Уведомления о начале отпусков, как и приказы об их предоставлении, должны храниться в помещениях архива в течение 5 лет.

Если предприятие прекращает свою деятельность ранее пятилетнего срока, все документы сдаются в территориальный архив у установленном порядке.

Кто должен подписывать уведомление о начале отпуска?

Не во всех случаях нужна подпись именно формального генерального директора. В соответствии со статьей 124, именно формальный директор и проставляет подпись на описываемом документе. Но в некоторых ситуациях у руководителя организации не бывает возможности самостоятельно совершать данные регистрационные действия. Поэтому, внутренними организационными актами предусматривается возможность подписания уведомления, а также внутренних приказов другими уполномоченными лицами. В большинстве случаев данные регистрационные действия вправе производить начальник внутреннего отдела кадров.

На положение самого работника данное обстоятельство никак не повлияет. Самое главное, чтобы полученный им документ содержал должную печать и подпись любого уполномоченного лица. Полученный документ желательно хранить до фактического момента увольнения. В случае разногласий, он может быть существенно полезным для каждой штатной единицы.

Все наемные работники по закону имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Есть и другие виды освобождения от труда на несколько дней.

Какие есть обязанности у предприятия перед рабочим по предоставлению отпускных дней? Об этом и пойдет речь далее.

Как провести ознакомление

Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.

Как правило, используются следующие типы:

• Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске — в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
• Проставление отметки в приказе на отпуск — закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
• Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
• Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях — одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.

Мнение эксперта
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.

Работник может быть не согласен с периодом отпуска, а потому откажется подписывать уведомление. При возникновении этой ситуации в присутствии хотя бы двух независимых людей оформляется акт об отказе. После этого документ подкалывается к графику отпусков и хранится вместе с ним.

При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.

Следующая
ОтпускСокращение после декретного отпуска: расчет выплат

Как составить уведомление об отпуске в 2019 году?

Оповещение о скором оплачиваемом отпуске включено в список нормативно-правовых актов компании, которые применяются в ее каждодневном документообороте.

Сотрудники отдела кадров имеют полное право формировать оповещение по принятой внутри компании форме.

Структура и форма документа

Законодательством РФ не предусматривается единая форма оповещений о предстоящем отпуске по графику. Исходя из этого, каждая компания имеет полное юридическое право самостоятельно разработать персональную форму оповещений.

Структура уведомления о предстоящем отпуске заключается в следующем:

• информационный блок — включает в себя наименование компании и инициалы, как самого работодателя, так и сотрудника;
• основная часть;
• заключительная часть.

В содержании оповещения необходимо отталкиваться от действующего законодательства РФ.

Какие положения должны содержаться в тексте?

Чтобы обеспечить документу о предоставлении отпуска работнику юридическую силу, в нем обязательно должны содержаться такие сведения, как:

• реквизиты компании;
• исходящий номер и время регистрации оповещения об отпуске;
• имеющуюся должность, и полные инициалы наемного сотрудника, который вскоре уйдет в отпуск;
• все необходимые сведения относительно основания предоставления оплачиваемого отпуска. В частности следует делать акцент на Трудовой Кодекс РФ;
• подпись непосредственного работодателя.

Категорически запрещается допускать в документе какие-либо опечатки либо ошибки.

Кто подписывает?

Уведомление о начале отпуска подлежит подписанию непосредственным руководством компании и подлежит заверению должностными лицами из отдела кадровой службы.

Нужно ли подписывать сотрудникам?

Оповещение, выданное наемному рабочему, подлежит подписи тем, на кого оно было сформировано с целью ознакомления.

Другие способы подтверждения получения оповещения не обладают юридической силой.

Сколько требуется экземпляров?

Оповещение о предстоящем отпуске формируется в нескольких экземплярах. Столько же и соответствующих приказов руководства.

Один из них остается в отделе кадров, а другой – у руководства компаний.

Можно оформить сразу на несколько работников?

Трудовым Кодексом РФ не запрещается оповещать о времени начала трудового отпуска нескольких сотрудников одновременно.

Образец документа

Важно помнить, что категорически не допускается в процессе составления оповещения делать различные помарки либо опечатки. Пример документа:

Пример документа:

Предупреждаем за 2 недели или в другой срок?

Многие спросят — за сколько дней пишется оповещение?

Период оповещения наемного штата сотрудников четко указан в действующем законодательстве РФ и составляет 14 календарных дней.

В процессе формирования данного документа крайне важно придерживаться этого периода. Не позднее двухнедельного периода до начала отпуска сотрудник компании в обязательном порядке должен письменно засвидетельствовать имеющейся факт ознакомления о своем грядущем отпуске

Если по каким-либо причинам, сотрудник не может быть ознакомлен о дате начала отпуска, ему он будет отправлен заказным письмом.

Причем важно помнить: датой ознакомления принимается в таком случае момент получения письма

Нужна ли регистрация в специальном журнале?

В каждой отдельно взятой компании должен вестись журнал учета оповещений, который предоставляется наемным рабочим с целью регистрации в нем различных уведомлений.

В частности, в нем могут содержаться такие сведения, как:

• о возможной реорганизации компании;
• о различных объяснениях;
• о возможном переводе сотрудника;
• о предстоящих изменениях в условиях трудовой деятельности;
• и о предстоящем оплачиваемом отпуске.

В определенных полях данного журнала должны быть занесены в полном объеме и в оговоренные законодательством временные периоды сведения относительно предоставленного оповещения о предстоящем оплачиваемом отпуске.

Регулярный учет в таком журнале способен гарантировать по мере необходимости мгновенный поиск относительно той или иной информации.

Как заполнять титульный лист?

Титульная страница должна включать в себя:

• полное наименование компании;
• наименование документа;
• дату начала и завершения ведения журнала регистрации.

На следующей странице должны быть отображены сведения относительно ответственных лиц за учет данного журнала.

Стоит отметить, что его форма разрабатывается самостоятельно каждой отдельно взятой компанией.

Пример заполнения журнала: