Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Просьба ознакомиться с приказом под роспись

Российская Федерация Московская область

УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ШАХОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

тел. (49637) 3-36-33, факс (49637) 3-37-30,3-38-30,143700, МО, п. Шаховская, 1-я Советская, 25

Приказ

от 05.10.2015 года № 252

О мерах по недопущению незаконных сборов денежных средств с родителей (законных представителей) обучающихся в муниципальных образовательных учреждениях

В целях недопущения незаконных сборов денежных средств с родителей (законных представителей) обучающихся (воспитанников) муниципальных образовательных учреждений, руководствуясь Федеральным законом от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (пункт 3 статьи 5, пункт 3 части 1 статьи 8), на основании письма Министерства образования Московской области от 29.07.2013г.

№ 9564-11/04 « О мерах по предупреждению незаконного сбора денежных средств с родителей (законных представителей) обучающихся, письма Министерства образования и науки Российской Федерации от 9 сентября 2015 г. N ВК-2227/08 «О недопущении незаконных сборов денежных средств»

ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Управлению образования администрации Шаховского муниципального района (Шишелина Е.Н., Шубина И.Н.): 1.1.Организовать разъяснительную работу с руководителями образовательных учреждений по недопущению неправомерных сборов денежных средств с родителей (законных представителей) обучающихся (воспитанников) муниципальных образовательных учреждений.
1.2.

Прошу ознакомиться с приказом

Итак, для признания электронного документа, подписанного простой подписью, равнозначной документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, организации необходимо заранее зафиксировать данный факт во внутренних нормативных документах, в частности: в положении о документообороте и/или инструкции по делопроизводству. В нормативных документах обязательно должны быть разграничены:

1. Правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП.
2. Обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой ЭП, соблюдать его конфиденциальность.

Удобство рассматриваемого варианта состоит в том, что все подписи будут привязаны в системе к одной версии документа. Для большего удобства можно настроить отчет по аналогии с листом согласования по выполненным заданиям (рис.3) – тогда в одном списке можно будет просмотреть информацию о том, кто уже ознакомился с документом, а кто – еще нет.

Рис.3.

Пример сформированного по документу листа согласования

Также в системе DIRECTUM может быть дополнительно настроено периодическое (например, раз в день) оповещение ответственных о не ознакомленных с приказом сотрудников, с указанием их ФИО.

Просьба ознакомиться с приказом ознакомлены

Прелесть этого варианта оказалась в том, что от ИТ-департамента заказчика не потребовалось «выбивать» бюджет и все сотрудники организации работали на местах, т.е. со стационарных компьютеров, иначе бы установка OverDoc была для них не возможна.

Тем не менее, призываю вас, не отбрасывать и третий вариант «Интеграция системы DIRECTUM с ЮЗДО системой Synerdocs» из рассмотрения. Использование системы обмена в подобных кейсах скорее редкость, но и их наши коллеги из Synerdocs решают на раз!

Я решила поделиться с вами нашими вариантами. Коллеги, если были у кого-то аналогичные ситуации, поделитесь опытом.

Опять же в большинстве случаев отдельным пунктом его идет то, на кого возлагается ответственность за ознакомление – это могут быть начальники подразделений, руководители отделов и т.д.

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Вопрос-ответ

Статья 24 Конституции России обязывает органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностных лиц обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом.

Определением Конституционного Суда Российской Федерации от 29.09.2011 № 1251-О-О (далее – Определение суда) разъяснено указанное положение Конституции России в силу которой, любая информация, за исключением сведений, содержащих государственную тайну, сведений о частной жизни, а также конфиденциальных сведений, связанных со служебной, коммерческой, профессиональной и изобретательской деятельностью, должна быть доступна гражданину, если собранные документы и материалы затрагивают его права и свободы, а законодатель не предусматривает специальный правовой статус такой информации.

Поскольку ограничения права граждан на доступ к информации могут быть установлены только законом, а статьи 145 и 148 УПК Российской Федерации не содержат каких-либо указаний на такие ограничения в отношении лиц, чьи права и свободы затрагиваются постановлением об отказе в возбуждении уголовного дела, их применение должно осуществляться в соответствии с изложенной правовой позицией.

Указанные нормы закона не могут рассматриваться, как препятствующие гражданам защищать свои права и свободы, в том числе право на доступ к информации и правосудию при обжаловании в суд решений органов предварительного расследования.

Положения Федерального закона «О персональных данных» не содержат ограничений права заявителя на ознакомление с материалами, послужившими основанием для вынесения постановления об отказе в возбуждении уголовного дела. Этот закон регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, если их обработка позволяет осуществлять в соответствии с заданным алгоритмом поиск персональных данных, зафиксированных на материальном носителе и содержащихся в картотеках или иных систематизированных собраниях персональных данных, и (или) доступ к таким персональным данным. Следовательно, действие этого закона не распространяется на отношения по сбору, проверке, хранению сведений в процессе возбуждения, расследования и рассмотрения уголовных дел и он не может ограничивать права участников уголовного процесса и заявителей о преступлениях на ознакомление с материалами уголовных дел и материалами проверок сообщений о преступлениях.

Таким образом, отказ в ознакомлении с материалами доследственной проверки заинтересованного лица, затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом, ограничивает конституционное право на обжалование действий и бездействия органов государственной власти. Наличие в материалах проверки по заявлению о правонарушении персональных данных иных лиц при отсутствии в них сведений об их частной жизни и иных конфиденциальных сведений не является основанием для ограничения права заинтересованного лица на ознакомление с этими материалами.

Информация подготовлена прокуратурой Нахимовского района города Севастополя.

Порядок ознакомления с исполнительным производством

Ознакомление с материалами исполнительного производства производится в помещении службы судебных приставов под контролем уполномоченного лица.

В ходе ознакомления материалы должны быть предоставлены для личного изучения. Можно читать документы, делать письменные выписки, снимать копии. Для снятия копий удобнее всего использовать фотоаппарат.

Время для ознакомления с исполнительным производством не ограничено. Очевидно, что оно будет проходить в течение рабочего времени судебных приставов. По окончании процедуры у заявителя отберут расписку об ознакомлении с исполнительным производством.  

Цель составления

Сопроводительное  письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

• кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
• определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
• указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
• при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
• довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.

Просьба ознакомиться с приказом образец

Как уведомить сотрудника о праве отказаться от работы в выходные и праздники В законодательстве не сказано, как и каким документом нужно уведомить сотрудника о праве отказаться работать в выходные и праздники

Важно только, чтобы это был письменный документ (ст. 113 ТК РФ)

В некоторых организациях действует такая практика. Сотрудник от руки записывает на приказе о привлечении к работе в выходной или праздничный день: «С правом на отказ от работы ознакомлен».
Однако по смыслу трудового законодательства уведомить сотрудника желательно до издания приказа. Поэтому оформите уведомление в виде отдельного документа и ознакомьте с ним сотрудника под подпись. Мнение профсоюза Нужно ли учесть мнение профсоюза при привлечении сотрудников к работе в выходные и праздники Если в организации есть профсоюз, при привлечении сотрудников к работе в выходные или праздники нужно учесть его мнение.

Лист ознакомления с приказом

В действующем трудовом законодательстве Российской Федерации на сегодняшний день не содержится прямого указания, однако судебные органы подчеркивают, что обычной подписи в приказе по поводу вызова сотрудника в праздничный или выходной день недостаточно для того, чтобы предоставить ему дополнительный день отдыха.

Помимо этого, именно наличие согласия в письменной форме со стороны работника на получение дополнительного отдыха так или иначе позволит в будущем избежать возможных споров и разногласий с сотрудником, а также подтвердить факт избрания им именного этого вида компенсации

Важно отметить, что в действующем трудовой законодательстве Российской Федерации нет строгого указания на то, когда наниматель должен предоставить работнику день отдыха. Именно поэтому последний имеет право запросить абсолютно любой на собственное усмотрение день

Прошу ознакомиться с приказом и принять к исполнению

• О проведении плановой или внеплановой оценки сотрудников (аттестации).
• О переводе одного или нескольких членов трудового коллектива в другое подразделение, на другую должность.
• О предоставлении планового или внепланового отпуска.
• О проведении индексации заработной платы сотрудников организации или предприятия.
• О возложении обязанностей на работника, связанных с изменением штатного расписания, временным отсутствием основного сотрудника, ранее выполнявшего эти обязанности.

Особенностью издаваемых документов является то, что все они подписываются исключительно руководителем (в некоторых случаях лицом, временно исполняющим его обязанности).

Также необходимо отметить, что хоть такие документы могут действовать исключительно в пределах одной организации, но их текст ни в коей мере не должен нарушать гражданские или трудовые права работника.

В том случае, если такой факт будет иметь место, сотрудники организации могут направить жалобу в соответствующие органы, и вследствие разбирательства наименьшей мерой наказания может быть привлечение к административной ответственности руководства организации и должностных лиц.

Отдельный документ в качестве листа ознакомления с приказом не всегда необходим – в большинстве случаев его используют в тех ситуациях, когда вынесенное распоряжение касается большого количества сотрудников.

Сопроводительное письмо к документам

• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2013
• Рубрика Оформление документов

• 4.88
• 0 комментариев
• 16901 просмотр

Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Кромеобычной переписки, мы ежедневно высылаемконтрагентам различные документы:договоры, протоколы, счета, презентационныематериалы… Правила делового этикетада и элементарная осмотрительность вобращении с документами требуют написанияв этих случаях сопроводительного письма.Что это дает и как его оформить? Каковысроки его исполнения? Как потом хранить?

Сопроводительноеписьмо – это вид делового письма, которыйнужен для описания направляемогоадресату пакета документов, если в этихдокументах отсутствует адресная часть.

Такимобразом, информационнойнагрузки сопроводительное письмо ненесет, однако выполняет три важныхфункции:

• подтверждает факт отправки;
• предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
• благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Каки большинство деловых писем, сопроводительноеписьмо оформляется на фирменном бланкеи получает исходящий регистрационныйномер отправителя. Правила оформленияслужебных писем мы подробнейшим образомне раз разбирали в журнале, поэтомусейчас сосредоточимся на особенностяхсопроводительного письма.

Пореквизитныйанализ служебного письма с множествомобразцов его составления есть в статье«Оформляемслужебное письмо

Речевые шаблоны

Основасопроводительного письма – переченьприложений. Текст же документа кратоки условно делится на две части:

• сообщение о направлении документов,
• просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Перваячасть обычно так и начинается:

• «Во исполнение… направляем вам…»,
• «Высылаем вам…»,
• «Представляем вам…».

Далееможно указать цель направлениядокументов: «длясогласования», «дляознакомления», «дляподписания», «длязаполнения» (еслиречь идет об опросной форме или анкете).Мы рекомендуем использовать клише«направляем вам» или «высылаем вам»,т.к. представлять что-либо можно толькодля ознакомления, но не для подписанияили согласования.

Втораячасть может содержать следующие слова:

• «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
• «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
• «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Просьба ознакомиться с приказом под подпись

После согласования и утверждения приказа, инициатором в системе формируется список внешних адресатов (офлайн сотрудников, контактная информация которых также хранится в системе, в справочнике «Персоны»). Причем DIRECTUM рассылает документ на электронную почту сотрудников в специальном структурированном ESD-формате. Для просмотра и подписания документа в таком формате для внешних пользователей существует свободно распространяемая программа OverDoc, которая устанавливается на компьютер сотрудника.

Важно

Сотрудник получает приказ, направленный ему по электронной почте, открывает его в приложении OverDoc, и ставит на нем свою ЭП. После подписания приказа ЭП, сотрудник формирует исходящее письмо на закрепленный служебный адрес с вложением в него уже подписанного документа.. Рис.4

Окно программы OverDoc

Рис.4. Окно программы OverDoc

Благодаря службе ввода системы DIRECTUM, при получении входящего письма на закрепленный служебный адрес запускается прикладной сценарий, который анализирует наличие подписи на переданном вложении (узел DigitalSignatures в ESD-документе) и фиксирует факт ознакомления сотрудника по его контактной почте непосредственно на карточке документа (ФИО, дата постановки подписи на документе).

Преимущества данного варианта реализации:

1. Для ознакомления с документом и его подписания ЭП сотруднику не требуется работать в системе, т.е.

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Образец

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

ДЛЯ ОЗНАКОМЛЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ, ПРОВОДИВШЕГО ЛИЧНЫЙ ПРИЕМ

В ПРИЕМНОЙ ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ, О ПРИНЯТЫХ

МЕРАХ ПО ОБРАЩЕНИЮ ГРАЖДАНИНА

                 ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

            Управление по работе с обращениями граждан

103070, г. Москва, Старая площадь, дом 6      тел. (495) 624-94-29

------------------------------------------------------------------

N ЛП-51/2228 от 11/01/2007

                                  Первому заместителю министра

                                  жилищно-коммунального хозяйства

                                  Правительства Московской области

                                  С.С. Зайцеву

                   Уважаемый Сергей Сергеевич!

    Направляем   Вам   для   ознакомления   ответ   (администрация

городского округа Ивантеевка, исх. N ____ от ______) на обращение,

поступившее  на личном  приеме в Приемной Правительства Московской

области,  -  заявитель   Иванов   Петр   Сидорович,   проживающий:

г. Москва, Садовая ул., д. 2, кв. 201.

Приложение: на _____ листе(ах), подлежит возврату.

Начальник Управления                                  С.С. Сидоров

Астафьева

тел./факс 606-67-39

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

• Разное: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Разное» по всему сайту
• «Образец сопроводительного письма для ознакомления руководителя, проводившего личный прием в приемной Правительства Московской области, о принятых мерах по обращению гражданина».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Образец сопроводительного письма по постановке обращения гражданина на дополнительный контроль в Правительстве Московской области
• Образец сопроводительного документа на отправку учебных материалов и учебной документации дипломатической почтой
• Образец сопроводительного письма по представлению статистической информации на машинных носителях
• Образец сопроводительного письма при представлении сведений о лицензиях
• Образец сопроводительного письма к заявке лица, намеревающегося получить статус резидента технико-внедренческой особой экономической зоны
• Образец сопроводительного письма к бизнес-плану об изменении условий соглашения о ведении технико-внедренческой деятельности в особой экономической зоне на территории субъекта Российской Федерации
• Образец сопроводительного письма к заявке лица, намеревающегося получить статус резидента промышленно-производственной особой экономической зоны
• Образец сопроводительного письма об изменении соглашения о ведении промышленно-производственной деятельности на территории особой экономической зоны
• Образец сопроводительного письма о выдаче разрешения на применение конкретных видов (типов) технических устройств на опасных производственных объектах
• Образец стенда со схемами строповки и таблицей масс грузов (рекомендуемая форма)