Личные документы

Личная доверенность

Личная доверенность — это документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица доверителя.

По своему назначению доверенность является документом для представительства доверенного лица от имени доверителя перед третьими лицами. Доверенности бывают двух разновидностей: официальные и личные. Официальные доверенности выдаются представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени предприятия. Такая доверенность имеет унифицированную форму и строгий учет на предприятии.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий и стипендий, вкладов в банках, корреспонденции. Перечисленные доверенности нотариального удостоверения не требуют и имеют следующие реквизиты:

наименования вида документа;

дата;

• текст (с указанием Ф.И.О. , паспортных данных доверителя и доверенного лица, вида действий по доверенности)
• подпись и расшифровку подписи доверителя;

• подпись должностного лица, заверившего доверенность;
• печать организации, в которой доверитель работает, учится или жилищно-эксплуатационной организации по месту жительства.

Доверенности выдаются, как правило, на срок определенных действий. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет свою юридическую силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность считается недействительной, если в ней отсутствует дата выдачи.

Пример составления

Доверенность

Я, Иванов Иван Иванович, студент экономического факультета группы ЕФ-42 ХНУ, доверяю Петрову Петру Петровичу, за его паспортом серии БА №447019, выданным 10.03.90 ЦВМ Приморского РВХМУУ МВД Украины в Московской обл., получить в кассе университета надлежащие мне деньги для командировки согласно с приказом № 146 от 15.04.10.

17.04.10 (подпись)

Подпись студента Иванова И. И. удостоверяю:

Декан экономического. факультета * (подпись) Н. П. Сидоров

19.04.10

Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.

Делопроизводство – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.

Цели делопроизводства:

• создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);
• организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).

Информационные связи организации могут осуществляться письменными и устными средствами.

К средствам письменной (документированной) связи относятся:

• деловые письма, договоры, соглашения;
• доклады, отчеты;
• телеграммы, факсы, телефонограммы и др.;

Устная связь осуществляется при помощи:

• устных переговоров, совещаний;
• телефонных переговоров;
• переговорных устройств и громкоговорящей связи;
• телеконференций и т.п.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел.

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ).

Из главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:

• создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);
• регистрация документов;
• передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;
• передача документов для их последующего решения;
• систематизация документооборота в организации.

Достижения в науке, быстрый рост производства требуют изменений в сфере управления. С целью повышения эффективности управления совершенствуется делопроизводство. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (модемов, факсов, множительной и сканирующей техники), телекоммуникационных технологий, интернета.

Основными принципами современного делопроизводства являются:

• оперативность в составлении и прохождении документов;
• высокое качество документов;
• оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);
• применение безбумажных технологий обмена информацией.

Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:

• оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;
• оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;
• создание компьютерных сетей и сетевых технологий;
• применение специализированного программного обеспечения.

n1.doc

  …           14         …  

4.2. Классификация видов документов

1. По способу фиксирования: письменные (рукопис­ные, печатные, машинописные); иконографичес­кие, или аудиовизуальные (видео-, кино-, фотодо­кументы, картины, гравюры) и фонетические, т. е. звуковые (грампластинки, магнитные и лазерные записи).
2. По форме изложения: вербальные и статистичес­кие.
3. По статусу документального источника: офици­альные и неофициальные (частные).
4. По степени персонификации: личные и безличные (общественные).
5. По отношению к источнику информации: первичные и вторичные.
6. По способу получения: целевые и наличные (естест­венно существующие) документы.
7. По характеру создания: индивидуальные и груп­повые.
8. С точки зрения подлинности: подлинные и под­дельные.
9. С точки зрения истинности: адекватные и неадек­ватные.

прессу косвенные иконографические По способу фиксирования письменные книги) и ции. иконографические, аудиовизуальные

как документация по изобразительному искус­ству в том случае, если само это искусство как соци­альное явление становится предметом исследования.

как «человеческие документы», т. е. документы,позволяющие судить о личностях их авторов

Это темболее важно, что авторами произведений искусства,как правило, бывают чрезвычайно духовно богатыелюди, оставляющие после себя заметный след в исто­рии культуры»68.

фонетические, Вербальные о статистические документыПо форме изложения вербальные статистические.вербальных 69статистических 70

1. всесоюзные переписи населения. Первая всеоб­щая перепись населения Российской империи была проведена еще в 1897 г. После революции первая пере­пись была проведена по инициативе В.И.Ленина в 1920 г., но она не полностью охватила всю террито­рию РСФСР в тогдашних границах из-за гражданской войны. Вторая всесоюзная перепись населения былапроведена в 1926 г. (на 17 декабря), третья — в 1939 (на 17 декабря), четвертая — в 1959 г. (на 15 января), пя­тая — в 1970 (на 15 января), шестая — в 1979 (на 17 января), седьмая — в 1989 (на 15 января);
2. выборочные опросы населения, которые прово­дятся государственными статистическими организа­циями страны;
3. специальные выборочные опросы населения, которые проводятся научно-исследовательскими организациями, специализирующими подразделениями (напри­мер, социологическими) министерств, ведомств и т. д.;
4. статистическая отчетность различных государ­ственных и общественных организаций71.

оперативная

• ведомственная статистика промышленных пред­приятий и учреждений (личные учетные карточки работников предприятия, листки по учету кадров, годовые планы и отчеты и др.);
• отраслевая статистика (различные данные по здра­воохранению, культуре, образованию и т. д.).

7274Официальные и неофициальные документыПо статусу документального источника официальные неофициальные Официальные 5

• документы, связанные с работой того или иного предприятия или социальной группы;
• документы, характеризующие какое-то общест­венное движение; документы, характеризующие какую-нибудь от­расль деятельности (например, документы минис­терства характеризуют руководимую им сферу де­ятельности);
• документы политического и государственного по­рядка.

7677Неофициальные 7879

1. Кто конкретно имел отношение к составлению дан­ного документа?

1. Каковы цели и задачи составления данного документа?

1. В чем состоит заинтересованность тех, кто состав­лял этот документ?
2. Каков способ обработки информации, применявший­ся при составлении данного документа? »

Личные u безличные документыПо степени персонификации личные безличные Личные 81неспровоцированные, спровоцированные

• уровнем грамотности человека, ведущего записи;
• общим стилем эпистолярной культуры в даннойстране и в данной исторической ситуации;
• соображениями внешней и внутренней цензуры,которая оказывает непосредственное воздействиена характер ведения личных документов82.

Безличные 83По отношению к источнику информации первичные вторичные Первичные Вторичные документы документыПо способу получения целевые налич­ные Наличные По характеру создания индивидуальные групповые Индивидуальные Групповые Подлинные точки зрения подлинности подлинные поддельные Подлинные Поддельные точки зрения истинности адекватные неадекватные Адекватные Неадекватные Пресса, значимых 84
  …           14         …  

4.2. Классификация видов документов

Язык служебных документов

Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:

1. Соблюдение норм официально-делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.

В качестве нормы нередко выступают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны, а потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе вариантов типа «оказать помощь – помочь», «допускать ошибку – ошибиться» надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно
в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа «надлежащий», «должный», «вышеуказанный», «нижеподписавшийся» и т.п.).

3. Использование терминов и профессионализмов (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских;

4. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: «в целях оказания помощи», «в порядке оказания помощи» ‘,

5. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений – предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

Оперативное хранение персональных документов

Правильное хранение документов по личному составу — одна из основных обязанностей работников кадровых служб. Информация, содержащаяся в них, относится к разряду персональной и не подлежит разглашению. Кроме того, храниться и обрабатываться такие документы должны с соблюдениями специальных условий.

До подписания трудового договора с будущего работника в обязательном порядке берется письменное разрешение на обработку персональных данных. Копия этого документа подшивается в личное дело или в отдельную папку.

Все документы, касающиеся личных данных, должны храниться изолированно от общих бумаг. Доступ к ним разрешен только специалистам отдела кадров и первому руководителю организации. Сторонним лицам и организациям личные данные работников разглашать строго запрещено. Исключение составляют судебные и прокурорские органы, обратившиеся с официальным документированным запросом.

Для хранения персональных документов составляют отдельную номенклатуру дел. Папки и коробки с документами располагают в запирающихся шкафах. Желательно изолировать их от прямых солнечных лучей и повышенной температуры. Для большого количества документов целесообразно выделить специальное помещение.

Личные дела, анкеты и личные карточки находятся на оперативном хранении до тех пор, пока организация сотрудничает с конкретным работником. После увольнения они отправляются на архивное хранение.

Приказы по персоналу хранятся в течение года после их издания. Должностные и иные инструкции бессрочны вплоть до их отмены. Штатное расписание, а также график отпусков издаются ежегодно и хранятся в отделе кадров либо в бухгалтерии еще год после завершения действия.

Производственная документация

В зависимости от того, кто выступает в качестве адресанта и адресата, можно говорить о двух подтипах документов, относящихся к сфере производственной документации:

1. Адресант – организация или лицо, имеющее право ее представлять (например, директор). Составленные и выделенные для использования документы имеют строго официальный характер и вызваны производственной необходимостью. Это так называемая управленческая и организационно-распорядительная документация.

К производственной документации этого типа относятся следующие документы: документы об образовании (аттестат, свидетельство, диплом), справки и удостоверения личности (в том числе командировочные удостоверения), доверенность (на получение оплаченных предприятием ценностей), инструктивные циркуляры (о правилах использования оборудования, по технике безопасности и т. п.), приказы и распоряжения, резолюции, производственная характеристика, характеристика-рекомендация.

2. Адресант – лицо, работник данной организации или связанный с ней общественными полномочиями (депутат, общественный представитель и т. п.). Он официально и в интересах производства обращается в данную организацию.

К документам этого типа относятся: докладные и объяснительные записки, отчеты, служебные записки и другие информационно-справочные документы, а также трудовые соглашения (контракты), договоры, производственные обязательства, так называемые административно-деловые (организационные) документы.

Место делопроизводства в структуре управления

Процесс управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических или творческих операций – оценки ситуации, прогнозирования, планирования и принятия решений. Значительно большее количество составляют технические операции и действия по составлению, согласованию, регистрации, контролю исполнения подготовленных документов.

Делопроизводство представляет собой часть технологии управления и обработки документов.

Процесс труда с документами можно подразделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие операции:

• к техническим относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документов, перемещение документа, контроль исполнения, подписание документов и др.;
• логические – включают ознакомление с документом, подбор необходимой информации, проведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.;
• творческие – определяют специфику труда руководителя, состоят из определения состава оптимального решения, документирования принятого решения и пр.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. Приказом руководителя назначаются ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Работники должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, изложенными в инструкции по делопроизводству. Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.

Качества служебных документов

Служебные документы обладают следующими обязательными качествами:

• достоверность и объективность;
• точность, исключающая двоякое понимание текста;
• максимальная краткость, лаконизм формулировок;
• безупречность в юридическом отношении;
• стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;
• нейтральный тон изложения;
• соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Главной особенностью композиции служебных документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование ПЭВМ в составлении служебных документов.

Порядок оформления

Так как на любом предприятии из-за большого количества сотрудников уследить за всеми документами и их потоком невозможно, то очень важно соблюдать все правила оформления, дабы избежать потери важной информации, которая может препятствовать организации рабочего процесса. Грамотное хранение и оформление личных дел всех сотрудников значительно упрощает задачу:

Грамотное хранение и оформление личных дел всех сотрудников значительно упрощает задачу:

1. Например, если предприятие достаточно крупное и на нем работает большое количество сотрудников, следует размещать их личные дела по алфавиту. Это упростит поиск нужной папки.
2. Страниц в личном деле работника не должно быть больше чем 250.
3. Титульный лист должен отображать только основные данные о личном деле. Это Ф.И.О. сотрудника и номер дела на предприятии.

Хранение личных дел можно производить такими способами:

1. В алфавитном порядке.
2. По структурным подразделениям компании(отделы).
3. Нумерация дел по их номерам или присвоение номеров при оформлении.

Функции служебных документов

Функции служебных документов:

Любой документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие — это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные — управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа — необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

1) ретроспективную (относящуюся к прошлому);

2) оперативную (текущую);

3) перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.) .

Культурная функция — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений. Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время .В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией. Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая — документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая — документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Служебная корреспонденция

Адресант и адресат – государственные или частные предприятия, а также общественные организации, равные по своему служебному рангу или находящиеся в отношениях служебной субординации. В силу производственной необходимости они постоянно ведут служебную переписку по различным вопросам. Такая переписка имеет официальный характер и предстает как двусторонняя (роли адресанта и адресата периодически меняются).

К служебной корреспонденции можно отнести следующие виды документов: деловое письмо, коммерческая корреспонденция, производственно-технические извещения (рекламация, инструкция).

Инструкция по заполнению

После заведения личного дела сотрудника необходимо, чтобы он заполнил анкету. Анкета должна давать исчерпывающие ответы на все вопросы. Лаконичные и четкие ответы без лишней воды. После анкеты следует разместить фотокарточку работника.

Это должно быть новое фото, а не то, где ему 18, когда на самом деле перед вами стоит мужчина лет 40. Автобиография должна быть составлена грамотно, отражать все этапы жизни работника. Образовательные учреждения, интересы, места работы и другое.

Копии документов об образовании или о повышении квалификации в отдельных сферах должны быть заверены в первую очередь. Сотрудник при составлении личного дела обязывается своевременно сообщать о любых изменениях(фамилия, имя и другое).

Внешняя характеристика работника подписывается директором предприятия, а внутренняя – руководителем подразделения или отдела фирмы. Все страницы обязательно должны быть пронумерованы.

 Скачать обложку для личного дела работника (рекомендуемая форма) в формате .doc (Word) 

Особенности оформления заявления

Заявление.

Припоступлении наработу граждане подают письменноезаявление, в котором излагают просьбуо зачислении на предприятие, в организацию,учреждение, указывая свою профессию,квалификацию, специальность, должность.

• Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 — это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.
• В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать»)

Заявлениепишется в произвольной форме, но содержитстандартный набор реквизитов.

Заявлениео приеме рекомендуется оформлятьследующим образом.

-Реквизиты.В шапке бланка заявления наприем на работу (в правом верхнем углу)прописываются наименования руководителяи предприятия, которым адресовано данноезаявление. После в шапке ниже указываетсяот кого заявление, здесь рекомендуетсяуказать еще и адрес места постоянногопроживания или временного пребывания

-Вид документа – заявление

-Самтекст заявления рекомендуется начинатьсо слов «Прошу принять меня…», далееуказывается дата приема на работу ижелаемая должность.Особые условия работы также оговариваютсяв тексте заявления (принять посовместительству, на определенный срок,на неполный рабочий день и т.д.)

Послерекомендуется прописать все предоставленныевместе с заявлением документы.

-Обязательноуказание даты составления заявления,подписи кандидата на будущую должность.Расшифровка подписи не являетсяобязательным реквизитом.

Согласиена прием нового работника дает будущийнепосредственный руководитель. Своесогласие он выражает визированиемписьменного заявления претендента

31. Внеязыковые характеристики официально-делового стиля речи

1. Объективность (нет эмоциональной окраски слов)

2. Точность (исключение синонимов)

3. Стандартизированность (устойчивые обороты речи, создание текста по образцу)

4. Ясность (исключение профессионального жаргона, конкретные термины)

5. Полнота изложения ( не должно быть смысловых недостатков, переизбыток предпочтительнее)

32. Языковые характеристики офиц-делового стиля речи

-Использованиеотглагольных существительных.(приобретение)-Большое кол-во сокращений(РАНХиГС)-Употребление собирательныхсуществительных. (финансы,топливо)-Использованиесущ. М.р. для обозначения лиц ж.р.

(врач,адковат)-Краткие прилагательныес модальными значениями(должен,готов)-Отсутствие местоимения«ты»-Сложные союзы (в связи с, в силукаких-либо обстоятельств)-Словосочетания( в соответствии с, вплоть до)-Безличныеи пассивные конструкции (груздоставлен)-Утверждение через отрицание( коллегия не отрицает участия вчем-либо)-Ряд слов в Р.П. ( для принятиямер общественного воздействия)

33. Публицистический стиль и его жанры

Публицистическийстиль речи представляет собойфункциональную разновидность литературногоязыка и широко применяется в различныхсферах общественной жизни: газетах,журналах, на телевидении, в публичныхполитических выступлениях, в деятельностипартий и общественных объединений.

Наязыковых особенностях данного стилясказывается широта тематики: возникаетнеобходимость включения специальнойлексики, требующей пояснений. С другойстороны, ряд тем находится в центреобщественного внимания, и лексика,относящаяся к этим темам, приобретаетпублицистическую окраску. Среди такихтем следует выделить политику, экономику,образование, здравоохранение,криминалистику, военные темы.

Лексика,характерная для публицистическогостиля, может употребляться и в другихстилях: в официально – деловом, научном.Но в публицистическом стиле онаприобретает особую функцию – создатькартину событий и передать адресатувпечатления журналиста от этих событий.

Дляпублицистического стиля характерноиспользование оценочной лексики,обладающей сильной эмоциональнойокраской (энергичный старт, твердаяпозиция, тяжелейший кризис).

Публицистическийстиль выполняет функцию воздействия исообщения. Взаимодействие этих функцийопределяет употребление слов впублицистике.

Функция сообщения похарактеру использования языковыхсредств приближает текст к научно –деловому стилю, обладающими чертамифактологичности.

Текст, выполняющийфункцию воздействия, имеет открыто –оценочный характер, направленный наагитационное воздействие по определеннымпараметрам сближающийся с художественнойпрозой.

Кромеинформационной и воздействующей функций,тексты публицистического стиля выполняюти другие функции, присущие языку:коммуникативную, эстетическую,экспрессивную.

Правила хранения персональных данных обновят

На едином портале размещения проектов нормативных актов обсуждаются 2 законопроекта, которые поставят точку в вопросе, можно ли хранить копию паспорта в личном деле сотрудника, для всех компаний, обрабатывающих и хранящих персональные данные граждан, в том числе работодателей. Из первого следует, что при сборе персональных данных операторов придется обезличивать эти данные.

В ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ говорится, что обезличивание персданных — это комплекс действий, который позволяет частично скрыть принадлежность сведений конкретному субъекту: без дополнительной информации узнать, кому принадлежат данные, невозможно. Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, но уже скоро требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям.

Обезличивать информацию предстоит в соответствии с приказом Роскомнадзора от 05.09.2013 № 996, в котором рекомендуют пользоваться следующими методами:

• замена части сведений;
• изменение состава или семантики данных;
• перемешивание (перестановка) отдельных записей или групп записей, что не позволит найти связь между информацией и конкретными субъектами.

За невыполнение обязанности по обезличиванию персональных данных либо несоблюдение установленных требований или методов планируется ввести иные санкции, нежели штраф за хранение копий паспортов в личных делах: от 1500 рублей — для граждан до 6000 рублей — для должностных лиц. Это предусмотрено вторым , обсуждаемым чиновниками. Если его одобрят, в ст. 13.11 КоАП РФ укажут, что за такое нарушение индивидуальным предпринимателям грозит штраф до 10 000 рублей, а организациям — до 30 000.

Отключить

Трудовая книжка: оформление и хранение

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий опыт работы, стаж и должности сотрудника. Ее ведение является обязательным для всех. Она заводится при начале трудовой деятельности и в дальнейшем сопровождает человека вплоть до выхода на пенсию.

Обязанность закупать пустые бланки и вкладыши трудовых книжек лежит на бухгалтерии организации. Ее сотрудники хранят их у себя в сейфе и выдают сотрудникам отдела кадров по требованию. Об этом делается запись в соответствующей учетной книге. Администрации не рекомендуется принимать у работников бланки и чистые вкладыши трудовых книжек неизвестного происхождения.

Оформляется трудовая книжка всегда только от руки. Записи делаются шариковой ручкой с синими чернилами. Если произошла ошибка, то ее надо исправить и подтвердить это подписью администрации и печатью организации. Все вносимые сведения должны соответствовать закону и инструкции.

Хранятся трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их работникам и тем более третьим лицам. Если сотруднику организации необходимо получить сведения о записях в этом документе, то делается копия всех страниц, потом они прошиваются, и каждая страница заверяется печатью. При увольнении трудовая книжка вручается работнику в тот же день.